Description du poste
Dans une architecture neuve (2021), adaptée au public accueilli, dans un écrin de verdure d’une ville ensoleillée à taille humaine.
Vous êtes assistant de direction, venez rejoindre le Centre hospitalier du Pays d'Apt.
Le Centre hospitalier du Pays d'Apt recherche un assistant de direction et responsable communication.
Le secrétariat de Direction est sous la responsabilité de la Directrice. Il est situé au niveau de la Direction générale de l’établissement. Une gestionnaire communication est placée sous la responsabilité de l'assistante de direction et assure le binôme du secrétariat de direction.
L’Assistante de Direction est responsable du secrétariat de la Direction. Elle est l’interlocutrice directe de la Directrice et travaille en étroite collaboration avec celle-ci. Elle constitue un appui solide à la bonne conduite des affaires générales de l’établissement. Elle assure le lien entre la Directrice, ses différents collaborateurs, les différentes directions fonctionnelles, les services de l’établissement et joue un rôle d’interface avec les partenaires institutionnels. Elle est également responsable de la communication en collaboration avec le directeur adjoint en charge des ressources humaines, de la communication et des relations avec les usagers.
Poste à temps plein
Horaires : Du lundi au vendredi de 8h30 à 16h00.
Missions générales :
- Réception, organisation, traitement et mise en circulation de l’information, des documents, des appels téléphoniques et messages électroniques entre la Direction et les différentes directions et services,
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage),
- Suivi des projets et activités de la Direction.
- Gestion de l’agenda de la Directrice, organisation et suivi de la logistique des déplacements professionnels,
Missions spécifiques :
- Planification et organisation des instances, réunions et astreintes administratives,
- Secrétariat des instances : ordres du jour, convocations, comptes rendus et tout document lié aux instances (Directoire, CME, CSE, Conseil de Surveillance),
- Suivi et traitement des courriers relevant de la Direction, parapheurs, dossiers, documents (enregistrement, tri, préparation des éléments de réponse, diffusion, archivages papier et électronique),
- Suivi des échéances dossiers, des réponses à donner
- Prise de notes, frappe et mise en forme de documents,
- Rédaction et diffusion en interne de notes de service, d’information, de décisions (rédaction à partir d’instructions orales ou manuscrites)
- Gestion de la boîte mail générique,
- Accueil physique et prise en charge des usagers et/ou autres publics
Autres détails
Profil recherché
De préférence profil avec expérience en secteur hospitalier ou secteur public
Qualités :
Confidentialité et discrétion professionnelle,
Capacité de s’adapter aux nécessités de service.
Savoir-faire requis :
· Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité,
· Capacité à anticiper, prioriser les besoins et les urgences, à s’adapter aux situations et aux changements, à respecter les délais,
· Sens du service : savoir écouter, s’adapter aux publics, répondre aux demandes tout en étant force de proposition,
· Polyvalence, capacité à gérer des projets multidisciplinaires et multipartenaires,
· Organisé et rigoureux,
· Dynamique, engagé, intérêt pour univers de la santé
Savoirs requis :
· Maîtrise de l’informatique : Word, Excel, PowerPoint,
· Capacités rédactionnelles,
· Organisation et fonctionnement interne : connaissances générales, connaissance de la réglementation afférente à son domaine.
Description de l'établissement
Situé au cœur du Luberon, en Provence à 1heure d’Aix en Provence et d’Avignon, le Centre Hospitalier du pays d’Apt est un établissement de 208 lits employant 390 personnes, et ayant obtenu 94% de résultats positifs lors de la certification V2020 ayant eu lieu en 2022. Il est intégré au GHT du Vaucluse.
Le bâtiment de court séjour a été entièrement rénové en 2021.
Equipe médicale et paramédicale impliquée, travail d’équipe et dynamique de projet encouragée avec forte solidarité interne et forte implication de la CPTS.
La communauté de communes du Pays d’Apt concentre 30 000 habitants, avec un réseau d’entreprise et de services publics permettant l’installation avec conjoint et enfants (de la crèche au lycée).
Le centre hospitalier est situé à proximité du centre-ville, proche de toutes commodités.
Le centre hospitalier du Pays d’Apt est composé de :
- pôle MCU : un service de médecine 2 polyvalente à orientation oncologique de 12 lits adossé à un hôpital de jour de 4 places, un service de médecine 1 polyvalente de 14 lits, 1 service de médecine post-urgences de 12 lits, un SAU ;
- pôle Gériatrie : 14 lits de court séjour gériatrique, 30 lits de SSR, 40 lits d’USLD, 66 lits d’Ehpad, un Centre de ressources territorial, une Équipe mobile de gériatrie et de soins palliatifs ;
- un plateau d’imagerie médicale avec radiographies, échographies et scanner, projet d’installation d’un IRM ;
- un plateau de consultations externes (21 consultations de spécialités) ;
- un centre périnatal de proximité.
Commodités : un service de restauration est présent sur le site principal (self) le midi au tarif de 3.70€ le repas. Une cafétéria est également présente. Parking gratuit. Le CH est desservi par une ligne de bus. Une conciergerie (Happytal) est ouverte tous les jours de semaine et propose les services suivants : livraison de paniers de fruits et légumes, pressing. Une amicale du personnel propose des tarifs réduits pour diverses activités. Les agents publics ont également accès aux services du CGOS (chèques vacances, chèques cesu, chèques livres, etc.).
Congés : 25 CA + 15 RTT
Activités sur place : l’établissement propose plusieurs activités gratuites sur le site principal : yoga chaque lundi soir 19h30, contact-defense chaque mardi soir, réflexologie plantaire de 15’ une fois par mois.